Få styr på dine projekter med Microsoft Planner

Office_planner_banner.png

Kender du det? 

Du har 1000 opgaver i gang på samme tid, med 7 forskellige kolleger. Men I får ikke struktureret dem eller færdiggjort dem? 

Så er Microsoft Planner lige noget for dig. 

Mange projekter betyder ofte en arbejdsgang med mange teams, mange opgaver, masser af information, e-mails, filer osv. Microsoft Planner hjælper dig med at organisere teamworks og alt, hvad der hører med. 

 

Læg en plan for dine projekter 

Microsoft Planner består af et dashboard kaldet "Planner-hub", stedet for dine planer og opgaver. 

Planerne fungerer som fælles oversigter, som du selv navngiver, alt efter om I vil opdele dem i forskellige afdelinger eller projekter. Du vælger det, som giver bedst mening for jer. Derefter kan du tilknytte relevante teammedlemmer.  

Når I opretter en plan, opretter I samtidig en ny Office 365-gruppe, som samtidig bruges til OneNote, Outlook, OneDrive osv. Dermed bliver samarbejde på tværs af apps også nemt, og I kan dele filer fra jeres 365-bibliotek.  

I dette eksempel er der tilknyttet to planer – Marketing og Salg.

Capture.png

På forsiden finder du din planner-hub.  

Her ser du dine foretrukne planer med et overblik over dine opgaver samt en visualisering af fremskridtene i jeres arbejdsproces. Du tilføjer en ny plan ved at klikke på ”Ny plan”.

Capture8.png

Giv planen et navn og opret den, hvorefter du kan tilføje medlemmer:

Capture14.png

Inde i planerne kan du herefter oprette forskellige buckets 

Disse bruger I til at oprette og sortere opgaver til de medarbejdere, der er tilknyttet planen. Når en medarbejder bliver tildelt en opgave, modtager vedkommende en notifikation på e-mail.  

Igen skræddersyr I selv den opdeling, der giver bedst mening for jeres arbejde. Det kunne fx være forskellige faser, typer af arbejde eller afdelinger. Her er marketingafdelingens buckets opdelt i tidsperioder:

Capture5.png

 

Opret en opgave 

Du opretter en opgave ved at klikke på den grå bar med det blå kryds i den bucket, opgaven skal tilføjes til:

Capture13.png

Her kan du give opgaven et navn, sætte tidsfristen og tildele opgaven til en medarbejder. Når du har oprettet opgaven, kan du tilføje flere informationer ved derefter at klikke på opgaven. Du kan blandt andet ændre status, tilføje en beskrivelse, vedhæfte dokumenter og links samt oprette en udvidet tjekliste for opgaven. I højre side finder du en række farvede etiketter, som du kan bruge til at markere opgaver, der har bestemte ting til fælles.

Capture7.png

 

Tavle-oversigt 

Inde i planen kan du skifte mellem tavle-visning og diagram-visning. Tavle-oversigten præsenterer dig for lister, som du kan sortere efter buckets, status eller tildeling. Status giver dig et overblik over, hvor langt de forskellige opgaver er – ikke startet, i gang, forsinket eller fuldført. Sorterer du efter ”Tildelt til”, får du en oversigt over teammedlemmerne og de opgaver, de er blevet tildelt. Derudover kan du se opgaver, der endnu ikke er blevet uddelegeret og sørge for, at de bliver tildelt til en medarbejder. Du kan nemt rykke rundt på opgaverne ved hjælp af ”drag-and-drop” – bare træk opgaven hen i en anden række.

Capture15.png

Capture10.png

Når en opgave er fuldført, markerer du det blot ved at klikke på fluebenet i opgavens øverste højre hjørne:

Capture16.png

Diagram-oversigt 

Diagrammet viser alle teammedlemmers fremskridt. Er der en medarbejder, der har en stor arbejdsbelastning eller mange forsinkede opgaver? Hold øje med arbejdsfordelingen og aflast medarbejdere ved at tildele forsinkede opgaver til andre teammedlemmer. I højre side af oversigten finder du en liste over samtlige af teamets opgaver, som du kan sortere efter tildeling, tidsfrist, status eller buckets.

Capture17.png

 

Teamwork på den nemme måde 

Det var introduktionen til Microsoft Planner – organiser jeres teamwork, samarbejd med et godt overblik og kom sikkert i mål med alle jeres projekter. Denne guide har forhåbentlig hjulpet jer et skridt på vejen! 

 

Skal du have flere tips til Office 365 apps? Så tilmeld dig vores nyhedsbrev:

Ja tak - jeg vil gerne have inspiration.

Share:

Cloudpeople_start-med-office365_mockup.jpg

Download ebog om Office 365 

I bogen lærer du:

  • Hvad er Cloud Computing?
  • Hvad er Office 365?
  • Er det en god løsning for mig?

Ja tak - jeg vil gerne have min gratis e-bog