Kom godt i gang med Microsoft Teams

February 06. 2017 By Saadia Whitehead 0 Comment
Kom godt i gang med Office Teams.png

 

Teams er et chatbaseret arbejdsmiljø i Office 365, hvor du kan samle en hel masse af din kommunikation. Teams kan fx bruges i forbindelse med projektarbejde, så I altid kan gå tilbage i samtaler eller finde ud af, hvad kollegaerne arbejder på.

Teams er baseret på Grupper, som allerede er en del af Office 365 og fungerer på tværs af forskellige applikationer som SharePoint og PowerBI.

Er Teams ikke allerede aktiveret i jeres Office 365, er det organisationens administrator, der skal sørge for det gennem Admin-centeret. Når Teams er aktiveret, kan I begynde at bruge appen ved at gå til teams.microsoft.com.


Første gang du logger på Teams, vil få muligheden for at oprette et team og tilføje medlemmer til dit team. Hvis du i første omgang springer det over, kan du nemt gøre det fra dashboardet. Til at starte med, vil det se sådan her ud:

teams 1.png

Oppe i højre hjørne kan du gå til downloads, hvor du blandt andet kan hente desktopversionen af Teams, men du kan også altid finde det under Indstillinger. Ellers er det bare med at komme i gang ved at klikke på "Create team" nede i venstre hjørne.

Teams 2.png

I pop-up-vinduet giver du dit team et navn og evt. en lille beskrivelse, der forklarer teamets funktion, jeres projekt eller lignende. Fx vil jeg oprette et team med de personer, der står for at producere indhold til virksomhedens blog, så vi kan planlægge, hvad der skal produceres. Klik derefter på "Next", og begynd at tilføje teamets medlemmer.

Du kan både tilføje personer, grupper og distributionslister fra organisationen. Fx har vi en gruppe, der hedder "Marketing Team" med alle ansatte i marketingafdelingen. Det er selvfølgelig ikke alle i marketing, der producerer indhold til bloggen, så jeg vælger i stedet de relevante personer.

Teams 3.png

Klik derefter på "Done", og Teams vil vise dig dit nye dashboard. I oversigten til venstre vil du have alle de teams, du er medlem af, og vi kan se, at teamet Blog er blevet oprettet.

Under Blog har Teams automatisk oprettet en kanal, der hedder "General". Kanaler, eller "Channels", er de samtaler, du har med dine teams. Det smarte ved dem er, at al kommunikation I har inden for teamet, bliver samlet i disse kanaler. Du kan oprette en ny kanal ved at klikke på de tre prikker ud for teamets navn og vælge "Add channel":

Teams 4.jpg

Giv kanalen et navn og eventuelt en beskrivelse, så medlemmerne i teamet ved, hvad de skal bruge kanalen til:

Teams 5.png

Klik derefter på "Add", og så er du ellers klar til at starte en samtale inde i kanalen. Nede i chatfeltet kan du tagge medlemmer i teamet ved at bruge @ foran deres navn – det er det, der også kaldes en mention – hvis du vil skrive noget til en specifik person. Ud over åbne teamsamtaler kan du også chatte privat under "Chat" i sidemenuen.

Under hvert team finder du en topmenu, hvor i kan tilføje apps efter jeres behov, så i nemt kan tilgå filer og noter eller tilføje nye apps som fx Excel, Planner eller en PowerBI-oversigt, ved at klikke på plusset:

Teams 6.png

I behøver ikke sende filer frem og tilbage, når I er flere om at arbejde på dem, men kan arbejde på Word-, Excel-, og PowerPoint-filer direkte i Teams.

Skype for Business er også integreret i Teams, hvilket gør det super nemt at holde online møder. Du kan både holde spontane eller planlagte møder inde i dine kanaler*. Når du starter et møde, kan medlemmerne i teamet se, at der er et møde i gang, og hvis de ikke er online til at deltage i mødet, vil de efterfølgende kunne se i kanalen, at mødet har fundet sted.

*Denne funktion er endnu ikke tilgængelig i Teams Online, men kan indtil da benyttes i desktopversionen.

For at planlægge et møde, at du klikke på video-symbolet nede i chatfeltet. Når videovinduet åbner, skal du klikke "Schedule a meeting" i stedet for "Meet now". Derefter kan du angive titel på mødet, hvilken kanal mødet foregår i, tidspunkt, deltagere osv.:

Når du er færdig, klikker du "Schedule Meeting". Derefter vil en besked om mødet blive postet i den valgte kanal. Når du er tilbage på dashboardet, kan du i sidemenuen til venstre gå inden under fanen "Meetings", hvor du kan finde en samlet oversigt over alle de møder, der er planlagt i dine teams de næste fem dage:

Når det er ved at være tid til, at mødet skal gå i gang, kan du trykke på "Join" for at åbne det indbyggede Skype for Business-vindue, hvor mødet vil foregå.

Jeg håber, at denne basisgennemgang af Teams har klædt jer på, så i er friske på at give jer i kast med jeres nye chatrum. Husk at I kan personliggøre beskeder med emojis, stickers, GIF's og memes for at sætte lidt kulør på hverdagen :-)

Share:

Cloudpeople_start-med-office365_mockup.jpg

Download ebog om Office 365 

I bogen lærer du:

  • Hvad er Cloud Computing?
  • Hvad er Office 365?
  • Er det en god løsning for mig?

Ja tak - jeg vil gerne have min gratis e-bog